動画マニュアル5つのメリット＆3つのデメリット│紙マニュアルと比較

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「動画マニュアルのメリットが知りたい」「動画マニュアルは紙マニュアルと比べてどうなんだろう」と悩んでいませんか？

動画マニュアルは紙マニュアルに比べて感覚的に理解しやすく、映像と音声によりたくさんの情報を伝えられます。しかし、動画マニュアルの普及はこれからであり、まだまだ検討段階の企業が多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、動画マニュアルのメリット・デメリットを紙マニュアルと比較しつつご紹介します。最後には、簡単に動画マニュアルを作成できるおすすめツールもご紹介するので、ぜひご参考になれば幸いです。

動画マニュアルの特徴とは

動画マニュアルとは、業務内容や操作手順などを動画で説明したものです。従来の紙マニュアルに比べ、短時間で効率よく多くの情報を伝えられます。

例えば、機械の操作手順などは文章で説明されるより、実際の様子を視覚的に確認できた方が理解しやすいです。写真や文章だけよりも理解しやすいのが動画マニュアルの特徴になります。

それでは、動画マニュアルにはどのような種類があるのでしょうか。

動画マニュアルの種類

企業で使う動画マニュアルには、以下のような種類があります。

技能伝承マニュアル

技能伝承マニュアルは、製造技術や熟練者のノウハウを動画マニュアル化したものです。製品の品質を保つためには、熟練者の技術が大切です。熟練者が長年培ったカン・コツなど紙のマニュアルでは伝えるのが難しい情報を、映像にして次の世代に継承することを助けます。工作機械や産業用ロボットなどを製造・販売する企業では、熟練者の加工作業を撮影して動画マニュアルにし、若手への技能伝承に努めています。

操作手順マニュアル

操作手順マニュアルは、機械の操作や業務手順などの動画マニュアルです。実際の様子を映像で見ながら学べるため、初めて行う作業でも具体的なイメージをもって取り組めます。例えば工作機械の操作方法を動画マニュアルにしておき、同じように操作していけば間違えずに動かせます。

安全教育マニュアル

工場や作業現場などにおける安全教育・指導も動画マニュアルにできます。建設現場などでは常に危険と隣り合わせです。足場から転落しないための動き方や、安全帯の付け方など、安全に作業する方法を映像で伝えることで事故を未然に防ぎます。

接客マニュアル

接客マニュアルは、顧客サービスや接客の仕方などを動画にしたものです。社会人になると覚えなければいけない接客マナーがたくさんあります。例えば、名刺の渡し方からあいさつまで一連の流れを動画マニュアルにすることで、話すトーンや好ましい態度などを伝えられます。

動画マニュアルの5つのメリット

ここでは、紙マニュアルと比べて動画マニュアルにどのようなメリットがあるのか解説します。

• 映像と音声による説明で理解度が高まる
• いつでもマニュアルを確認しやすくなる
• コスト削減になる
• マニュアルの紛失リスクが低い
• 外国人労働者との言葉の壁を越えられる

それぞれのメリットについて具体的に見ていきましょう。

メリット1.映像と音声による説明で理解度が高まる

動画マニュアルは紙マニュアルと比べて、動画内で伝えられる情報が多く、見る側の理解度が高まります。例えば、測定器の使い方や手入れの仕方、NGである動作などの状態を説明するときは、文字と写真だけでは伝わりにくいことがあります。

動画マニュアルなら実際に動かしている様子や触っている様子を見せることが可能です。静止画や文章より動画の方が記憶への定着率が高いといわれているため、見る人の記憶にも残りやすいでしょう。

また、動画マニュアルなら習得するまで何度でも見て学べます。お手本を見たくても毎回先輩に頼むのは気が引けたり、忙しくてお手本を見せる暇がなかったりする場合にも、動画マニュアルは便利です。

作業の習得度合に個人差がなくなれば品質のバラつきも少なくなり、職場全体の業務の標準化や品質の維持につながります。

メリット2.いつでもマニュアルを確認しやすくなる

印刷した紙マニュアルはかさばるので持ち歩いて確認するのが面倒なこともありますが、動画マニュアルはスマホやタブレットから手軽に確認できるのもメリットです。

また、クラウドに動画マニュアルを保存しておけば、社外にいる時間でもマニュアルを確認できます。自宅や電車の中など、場所や時間にしばられずマニュアルを学べて便利です。

ただし、企業秘密や個人情報が含まれるマニュアルは、社内の端末でしか確認できないようにするなど管理を徹底しましょう。

メリット3.コスト削減になる

動画マニュアルは、印刷にかかるコストを削減可能です。紙マニュアルは1人1人にマニュアルを印刷したり、製本したりする手間がかかります。研修やOJTなどで紙マニュアルを用意する場合、多くの部数を印刷・製本することも考えられ、その分印刷の費用と手間がかかります。

動画マニュアルは、印刷用紙やプリンターインクといった印刷にかかる費用が発生しません。多くの人数にマニュアルを用意する場合でも、動画を共有するだけでマニュアル配布が完了します。印刷・製本にかかる労働コストの削減や、職場でのペーパーレス化も推進できて一石二鳥です。

メリット4.マニュアルの紛失リスクが低い

動画マニュアルなら、指定のフォルダやクラウドに保管しているので紛失リスクは低いです。従業員それぞれに印刷した紙マニュアルを配布すると紛失される可能性があります。マニュアルには社外秘の情報が含まれていることもあるので、マニュアルの紛失リスクは避けなければいけません。

もし、動画マニュアルを閲覧できる端末を紛失しても、パスワードをかけるなどセキュリティ面の対策をしておけば情報流出のリスクを下げられます。

メリット5.外国人労働者との言葉の壁を越えられる

日本語での意思疎通がまだ難しい外国人労働者でも、動画マニュアルを使って映像で説明できます。人手不足が深刻化する中で、外国人労働者の採用を検討している企業も多いのではないでしょうか。そこで必ず問題となるのが言葉の壁です。

外国人労働者の話す言語に合わせて紙マニュアルを作る場合、慣れない言語を翻訳するのは時間がかかります。翻訳作業を外注するのもコストがかかります。動画マニュアルの中には自動多言語翻訳機能を搭載した動画作成ツールもあるため、簡単に多言語のマニュアルを作成できます。

動画マニュアルの3つのデメリット

動画マニュアルの導入を検討するにあたり、デメリットについても知っておくのがおすすめです。

• 部分的な確認がしにくい
• 閲覧用の端末が必要
• 人によっては動画の撮影や編集に苦手意識がある

それぞれ解説します。

デメリット1.部分的な確認がしにくい

動画マニュアルの場合、作業の一部分が見たいときに、何分何秒あたりか探さなければならないデメリットがあります。

対策として動画マニュアルを小分けに作成して、作業ごとに確認できるようにするといいでしょう。例えば「登録から作成の方法」という内容を、「登録の仕方」「作成手順」の2つに分けるといったイメージです。

また、紙マニュアルは見たい部分をパッと見て確認できるので、動画マニュアルと一緒に用意しておくのもおすすめです。とはいえ、動画と紙のマニュアル両方を一から作るのは手間がかかります。そこでおすすめなのは、動画作成ツールに搭載されたドキュメント出力機能です。

ドキュメント出力機能は、動画と同じ内容をExcelやHTMLに出力できる機能です。データを印刷すれば紙マニュアルになるため、手間と時間を削減しながら動画・紙両方のマニュアルを手軽に作成できます。

デメリット2.閲覧用の端末が必要

動画マニュアルを閲覧するためには、PC・スマホなどの端末が必要になります。また、クラウドに動画マニュアルを保存する場合、視聴するのにインターネット環境も必要な場合があります。閲覧用の端末やインターネット環境の整備など、動画マニュアルを視聴するための事前準備は必要です。

デメリット3.人によっては動画の撮影や編集に苦手意識がある

日頃から動画に馴染んでいない現場の熟練者に、動画マニュアル用の撮影や編集をお願いしても、「難しそう」という苦手意識から断られる可能性があります。

また、熟練者の技能伝承マニュアルを作成する場合、自分の技術を継承することを良く思っていない熟練者がいるかもしれません。自分の技術を教えることで「仕事が奪われるのではないか」と考え、動画マニュアル作りに協力してもらえないことも稀にあります。

その場合は強引に協力させるのではなく、時間をかけて動画マニュアルの必要性を伝えたり、紙マニュアルと併用し少しずつ移行したりすることを考えてみましょう。

紙より動画マニュアルがおすすめのケース

ここまで動画マニュアルのメリット・デメリットをご紹介しました。「結局、紙と動画どっちが良いの？」という問いに答えるために、動画マニュアルがおすすめできるケースを解説します。

• 実際の動きを見せたい場合
• 技術やスキルを伝えたい場合
• マニュアルを簡単に作りたい場合

それぞれのケースについて見ていきましょう。

実際の動きを見せたい場合

実際に作業している様子や動いている様子を見せたい場合は、動画マニュアルがおすすめです。例えば、コンビニのファストフードの調理手順や、工事現場での安全確保の方法などは動画だと伝わりやすいです。実際の動きを見せると頭の中に残りやすく、自分がやる姿を想像できるので記憶に定着しやすくなります。

技術やスキルを伝えたい場合

技術やスキルなどを伝えたい場合は動画マニュアルが向いています。熟練の職人の技術を紙マニュアルで伝えようとしても、文章や画像だけではなかなか伝わりません。

動画マニュアルなら、言葉で伝えられない細かな作業やニュアンスを映像で伝えられます。熟練の技術者が横について指導しなくても、動画を見ながら学んでいくことも可能です。

マニュアルを簡単に作りたい場合

動画ならクオリティの高いマニュアルを、紙マニュアルよりも簡単につくれます。動画マニュアルはマニュアルを作る人の編集力よりも、被写体になる人が見せる技術やスキルが重要です。言ってしまえば、お手本となる人の優れた作業を撮影し、少し編集を加えるだけでマニュアルとして一定のクオリティを保てます。

紙マニュアルの場合は文章や画像のみで伝える必要があるため、作る人によってマニュアルの出来が大きく左右されてしまいます。そのため、クオリティの高いマニュアルを簡単に作成するなら、紙よりも動画マニュアルがおすすめです。

なお、動画マニュアルの作成のコツや、社内マニュアルの事例については以下の記事で解説しています。こちらもぜひご覧ください。

＞＞「社内マニュアルを動画で作るには？3社の事例から見る作り方＆コツ」

動画マニュアルは被写体や撮影内容が大切であり、少し編集するだけでも一定のクオリティを保てるとお伝えしました。とはいえ、動画編集をしたことがないと「動画編集＝複雑な編集画面で難しそう」といった印象があるのではないでしょうか。

たしかに、動画作成ツールには編集機能が複雑なものもあります。しかし、中には初心者でも感覚的に編集できるものもあるため、まずはそのような動画作成ツールから始めてみるのがおすすめです。続いては、初心者でも簡単に編集できる動画作成ツールのおすすめをご紹介します。

初心者でも編集が簡単な「Photron-Mobile Video Creator（MVC、フォトロンモバイルビデオクリエイター）」

動画マニュアルを作成するなら「Photron-Mobile Video Creator（MVC、フォトロンモバイルビデオクリエイター）」をおすすめします。

Photron-Mobile Video Creator（MVC、フォトロンモバイルビデオクリエイター）はスマホ1台で撮影から動画編集まで可能です。「動画編集は難しそう」と思うかもしれませんが、感覚で操作できるシンプルな編集画面のため、誰でも簡単に動画編集できます。

また、無料の動画編集アプリに比べ、機能が豊富なため編集に余計な時間や手間がかかりません。無料アプリはナレーションやテロップを思い通り挿入できなかったり、ExcelやPDFにするドキュメント出力機能がなかったりします。

まとめ：動画マニュアルのメリットを活かそう

動画マニュアルは、紙マニュアルよりも理解しやすく、頭に残りやすいです。動画マニュアルを活用すれば、作業効率が現状より数段上がることを期待できます。動画マニュアルを導入する際には、本記事で紹介した5つのメリットと、3つのデメリットを参考に導入を検討してみてください。