手順書とマニュアルの違いは3つ！作成するポイント・おすすめ方法も紹介

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マニュアルや手順書は多くの企業で導入されていますが、違いを意識せず使っていることも珍しくありません。

とはいえ「手順書とマニュアルの違いを知りたい」「作成する際に違いはあるの？」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、以下の内容をご紹介します。

• 手順書とマニュアルの違い
• 手順書・マニュアルの作成までの手順
• 伝わりやすい手順書・マニュアルを作成するポイント

記事の最後に手順書・マニュアルのおすすめの作成方法についてもお伝えしますので、参考になれば幸いです。

手順書とマニュアルの3つの違い

マニュアルは業務の流れや関連する情報を総合的にまとめたものです。一方、手順書は業務内の特定の作業について手順をまとめたものです。

ここでは手順書とマニュアルの違いを目的・役割・記入内容の3つの観点で解説します。まずは3つの違いを一覧にまとめました。

	手順書	マニュアル
目的	模範となる基準を示すこと	業務の全体像を把握させること
役割	手順を具体的に説明する	手順の他概要、背景、理由も説明する
記入内容	小さな規模の作業、工程や進め方	業務に関する全体のノウハウや作業方法
例	塗装手順書	外壁塗装マニュアル

ただし、両者に一応違いはあるものの絶対的な決まりはありません。マニュアルが手順書の役割を兼任するのもありなので、違いを見たうえで使いやすいように運用しましょう。

1.目的

マニュアルの目的は、業務の全体像を把握させることにあります。作業内容や手順をピンポイントに示すのではなく、周囲の状況や先のことなどを考えながら行動するための情報を幅広くまとめます。

例えば外壁塗装マニュアルなら、外壁塗装の工程表や工事の前後に実施する業務など、塗装作業以外の情報もチェックできるイメージです。

手順書の目的は、作業を安定的にこなすために基準を示すことが狙いです。手順書に沿って社員が同じ品質・結果を出し、バラつきが少なくなるように導きます。

例えば、塗装手順書では下地処理や下塗り・上塗りの方法など、塗装工事の実務的な手順を説明します。

2.役割

マニュアルの役割は、業務の手順・概要・背景・理由などを説明することです。作業の理由や背景まで知ることで、作業前後のプロセスや影響範囲について配慮しながら行動を取るように促します。

手順書の役割は、業務の手順をこまかく説明することです。詳細を順を追って示し、見れば誰でも同じ作業ができるレベルまで具体的に書きます。

例えば塗装手順書で説明するのは「養生のやり方」など作業の直接的な方法について。外壁塗装マニュアルの場合は、作業内容に加えて「クレーム未然防止のために養生中は窓を空けられないことを事前告知する」など、影響範囲と作業の理由も踏まえて説明します。

3.記入する内容

マニュアルは情報量の範囲が広く、業務に関する全体のノウハウや作業方法を記入します。外壁塗装マニュアルで例えると、「外壁タイルについて・足場の組み立てや解体について・塗料について」など内容が幅広いです。

一方、手順書は情報量の範囲は狭く深くまとめます。1人でも完結できるような小さな規模の作業、工程や進め方などが記入内容です。塗装手順書では「〇〇塗料の塗布方法・ローラーや刷毛を使い分けるタイミング・乾燥時間」など、細かいけれど仕上がりに深く関係するような手順を説明します。

ここでは、マニュアルと手順書の違いについてお伝えしました。

他にも同じ意味で使われるSOP（Standard Operating Procedures）というものもあります。SOPは「標準作業手順書」や「標準操作手順書」とも呼ばれ、すでに確立した製品仕様や製造手順などの基準をまとめたものです。

SOPについてはこちらで詳しく紹介しているので、よろしければこちらもご参考にしてみてください。

＞＞SOP（標準作業手順書）の意味とは？マニュアルとの違いや作成方法を解説

手順書・マニュアルの作成方法に違いはある？

結論から言うと手順書・マニュアルの作成方法に大きな違いはありませんが、作成時に重点を置く箇所が異なります。

マニュアルは、何を達成するのかという「目的」に重点を置きます。目的によって、マニュアルに記載すべき内容やどこまで背景を説明すべきかなど対象範囲が決まるためです。

手順書は「必要な作業の洗い出し」に重点を置きましょう。作業を安定的に成し遂げるために、踏むべき手順をしっかりと整理する必要があるためです。

それでは、実際どのように手順書・マニュアルの作成から運用をするか見ていきましょう。

手順書・マニュアルの作成から運用まで4ステップで解説

手順書・マニュアルの作成から運用までの流れは以下の通りです。

1. 構成を作る
2. 実際に作成する
3. 仮運用し修正する
4. 定期的に見直し改善する

1.構成を作る

構成とは、マニュアル・手順書の骨組みのことです。先に構成を決めることでスムーズに作成を進められます。構成を決めずに作り始めると、誰に伝えたいかバラバラになったり、伝えたいことの焦点がぼやけたりして作成がスムーズに進みません。

手順書は洗い出した作業を工程ごとに整理し、時系列ごとに並べていきます。不要な作業や動作は削り、シンプルで分かりやすい構成を意識しましょう。

マニュアルは、何を伝えるためのマニュアルなのか目的を決めたら、記入する情報を洗い出していきます。マニュアルは情報範囲が広くなるため、書くことをリスト化すると整理しやすくおすすめです。

また、手順書・マニュアルの作成スケジュールを決めるとスムーズに進められます。完成させたい時期から逆算し、作成に必要な期間や工数を考慮した上でスケジュールを決定しましょう。

2.実際に作成する

構成が決まったら、実際に手順書やマニュアルの形に作成していきます。

手順書・マニュアルの内容にあったフォーマットをあらかじめ準備しておくと効率よく進められます。作業手順を箇条書きで記していくなら「ステップ式」のフォーマット、状況別の対応方法を記していくなら「フローチャート式」のフォーマットなどがおすすめです。

「手順書 テンプレート」「マニュアル テンプレート」と調べるとWordやExcelの無料テンプレートが探せるので、イチからフォーマットを作成する時間が削減できます。

ワンポイントとして、手順書・マニュアルともにイラストなどを入れると視覚的に分かりやすいです。他にも難しい言葉をなるべく避けるなど、分かりやすく読める工夫が大切です。

3.仮運用し修正する

手順書・マニュアルが完成したら一旦導入し、内容に沿って実際に業務をおこなってみましょう。

100点満点の完成度ではなくても仮に導入して試すことが大事です。1回で完成を目指すのではなく、複数回の改善を経て作り上げた方が結果として完成度の高い手順書・マニュアルに仕上がります。

仮運用する際は、本格運用するシチュエーションと同様に使ってみましょう。例えば手順書は作業しながらでも見やすい場所に管理すると、分からないときでもすぐに確認できます。

また、手順書・マニュアルは実際に現場で作業している人からフィードバックをもらいましょう。手順書・マニュアルの想定読者を伝え、「必要な情報が漏れていないか」「追記する情報はないか」など本格運用前に再確認しましょう。

4.定期的に見直し改善する

手順書・マニュアルは一度作成したら終わりではありません。日々の業務のなかで作業内容が変化したり、新商品やサービスが生まれたりするのに合わせて改善、修正しましょう。

運用していくと、機材トラブルや担当者との認識のズレなど必ず想定外の出来事が発生します。想定外の出来事が発生するごとに、必要な対策を立て、手順書・マニュアルの内容を更新しましょう。

そのときの状況に合わせて更新することで、手順書、マニュアルがより良いものに生まれ変わり、業務の品質向上に繋がります。

伝わりやすい手順書・マニュアルを作成する際に共通する5つのポイント

次に伝わりやすい手順書・マニュアルを作成する際に共通する5つのポイントについて解説します。

1. 5W1Hを明確にする
2. 画像や動画でわかりやすくする
3. 読む相手をイメージして作成する
4. すぐ実行に移せる内容で構成する
5. 簡単な言葉を使う

1.5W1Hを明確にする

5W1Hを意識して具体性を出すことが大事です。「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」が分かると、初めて業務に当たる人にも伝わりやすくなります。

5W1Hが1つでも欠けていると、「読んでもよく分からない」「何をすればいいか分からない」という状態になります。

作成後は5W1Hの要素が含まれているか確認し、初めて業務に当たる人にも伝わるか必ずチェックしましょう。

2.画像や動画で分かりやすくする

文章のみだとわかりにくく理解するまでに時間がかかり、読者にストレスを与えます。情報を整理することで簡単に内容を理解できるので、視覚的に訴えることも重要です。

フローチャートなど図解の他、動作に関わる画像や動画などを入れると分かりやすいです。作業の流れや動きを抜け・モレなく把握でき、業務の具体的なイメージがしやすくなります。

3.読む相手をイメージして作成する

誰に向けて作成するかをイメージし、内容を読者に合わせましょう。自分の経験を前提に主観のみで作成すると、相手に伝わりません。

新入社員向けなら、知識の乏しい新入社員に合わせて内容を作成する配慮が必要になります。読み手の立場に立ち、客観的に作成することが大事です。

4.すぐ実行に移せる内容で構成する

すぐ行動してもらう必要があるので「作業の明確化」と「メリット・デメリット」の2つを明確にすることが大切です。抽象的な内容が書かれていても、読み手は何をすれば良いか分からずすぐ実行に移せません。またメリット・デメリットを把握することで正解の行動をとりやすくなります。

例えば、仕事の報告をする作業の場合、「仕事の進捗状況を報告する」と記載するよりも「毎日17時に仕事の進捗状況をメールで報告する」と記載したほうが具体的で分かりやすいです。

すぐに実行できるように細かく記載すると良いでしょう。

5.簡単な言葉を使う

業務経験が長いほど、専門用語などの難しい言葉を自然と使いがちです。しかし専門用語が多い手順書・マニュアルは、それだけで読む側のハードルが上がります。

できるだけ難しい言葉は避け、簡単な言葉で説明しましょう。もし専門用語などの難しい言葉を使う場合は注釈を入れると分かりやすくなります。

以上が、手順書・マニュアルを伝わりやすくするポイントでした。さらなる分かりやすさを求めるなら、文章や静止画で伝える紙ベースではなく、動画を活用するのがおすすめです。

手順書・マニュアルを作成するなら動画がおすすめ！

手順書・マニュアルを動画で作成することで、細かい動作まで表せます。視聴者が自ら作業する場面をイメージでき、スピーディな習得につながります。

とはいえ、「動画でマニュアルを作るのは難しそう」「動画作成はやったことがない」という疑問もあるのではないでしょうか。たしかに動画作成ツールの中には編集が難しいものもあるため、初めての場合は操作しやすいツールを選ぶことが大切です。

その点、動画作成アプリ「Photoron-Mobike Video Creator（MVC、フォトロンモバイルビデオクリエイター）」は初心者でも扱いやすい操作性がおすすめです。

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まとめ：手順書・マニュアルを作成し活用しよう

この記事では手順書・マニュアルの違いを紹介しました。マニュアルと手順書では、以下の3点が異なります。

• 目的
• 役割
• 記入する内容

本記事で紹介した、伝わりやすい手順書・マニュアルを作成する際に共通する5つのポイントを参考に作成してみてください。

また、手順書・マニュアルは動画で作成するのもおすすめです。

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