効果的な作業手順書とは？分かりやすく作成するポイント・作り方も紹介

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「作業手順書を作りたいけど、作り方が分からない」「分かりやすい作業手順書はどう作れば良いのだろう」と考えている人も多いのではないでしょうか。

日々の忙しい勤務の中で作業を効率化させるとはいえ、作業手順書の作成を手間に感じてなかなか取り掛かれないこともあります。

そこでこの記事では、作業手順書の作り方を6つの手順で紹介し、分かりやすく作るポイントもお伝えします。最後には作業手順書を作るおすすめのツールもご紹介しますので、ぜひ参考になれば幸いです。

作業手順書とは？

作業手順書とは、作業者が安全かつ確実に必要な作業手順を踏めるようにまとめたものです。作業者の業務品質を均一化し管理するためにも、正しい作業手順書をもとに指導することが大切です。

また、作業手順書はSOP（標準作業手順書）とも言います。SOPは英語圏で主に使われる用語で、基本的に作業手順書とは呼び方が違うだけで同義語ととらえて問題ありません。

以下の記事ではSOPとマニュアルの違いなども紹介しているので、こちらもご一読ください。
＞＞SOP（標準作業手順書）の意味とは？マニュアルとの違いや作成方法を解説

それでは、作業手順書があるとどのような効果を期待できるのでしょうか。

作業手順書で得られる効果

作業手順書を利用すると、誰がその作業をおこなっても同じ結果や品質を出しやすくなります。なぜなら、作業手順書で人の動作や機械操作の手順をしっかりと定めるためです。

また、作業手順書の作成過程で仕事を分析するので、効率の良い方法や担当業務の重要性を確認できるといった効果も期待できます。作業手順書を定期的に見直して改善することで、現状に満足せずより良い方法を考える風土も定着します。

ここまで作業手順書で得られる効果を説明してきました。ここからは作業手順書の作り方を説明します。

作業手順書の作り方を6つの手順で解説

作業手順書の作り方は以下の通りです。

1. 作業手順書を作成する目的を明確にする
2. 誰が作るかなど作成体制を決める
3. 記載する内容を事前に整理する
4. 作業手順を設計する
5. 作業支援計画を立てる
6. 作業場を整える

作業手順書の作成目的や作成体制を先に決めることで、後から作り直しや手直しを少なくでき、業務効率化を図れます。それでは、手順をひとつずつ見ていきましょう。

手順1.作業手順書を作成する目的を明確にする

まず、作業手順書を作成する目的を明確にする必要があります。目的が不明確なまま作り始めるのは、多くの会社でよくある失敗です。

目的を明確にせず作成すると手順書自体を作ることが目的になり、時間をかけて作成したのに現場では役立たない事態になることも。「作業が早い人の手順に統一し、現場全体の作業完了時間の短縮を目指す」など目的を決めましょう。

手順2.誰が作るかなど作成体制を決める

続いて、以下のように誰が作るかなどの作成体制を決めます。

• 作業手順書を誰が作るのか
• 作った作業手順書を誰がチェックするか
• 誰が最終的に承認をおこなうか

作成後の確認は現場のリーダーや監督者がおこない、承認はさらに上の役職者や関係部署がおこなう場合が多いです。作成するのは現場だが、品質管理を保つために最終承認するのは組織という流れを作ることが大事です。

手順3.記載する内容を事前に整理する

作業内容は技術的理由や過去の経験から手順が決められている場合もあります。そのため、作業手順書の作成時は正しい情報を整理したうえで記載内容を決めます。

法律や条例に違反していないか、顧客からの要求に答えられているか、過去のクレームやトラブルに影響しない内容か確認しましょう。また、関連するISOやJISなどの技術規格に対応しているか念入りに調べる必要があります。

手順4.作業手順を設計する

ここからがいよいよ手順についてです。

作業手順書には作業の内容と順番、確認事項などを明確に書きましょう。作業者が手順を認識しやすいよう、すべて箇条書きで記すと分かりやすいです。また、覚えやすいように画像やイラストを挿入したり、細かい作業内容を理解できる動画を活用したりするのもおすすめ。

作業手順を設計する際は、

• 動作の数を減らす
• 動作を楽にする
• 動作を同時におこなう

などを意識して考えると無駄がなくスムーズな作業に整いやすくなります。

手順5.作業支援を工夫する

作業支援とは、人のミスを防止するための仕組みを取り入れることです。作業手順書を作成するだけでなく、手順通りに間違えずできる仕組みについても考えないといけません。

例えば、作業手順書で示された既定のネジ本数を使うために、ネジの取り出しミスを検知するセンサーをつけてブザーで知らせるなどの工夫ができます。人間なのでどれだけ注意していても確認不足などで必ず失敗するので、ミスを防止するために仕組み化しておくことが大切です。

手順6.作業場を整える

いよいよ最後の手順です。作業手順書に習って作業を進められるように、作業場のツールや環境を整備しておきましょう。作業者の目の前に作業の流れがすぐわかるような写真や言葉を掲示する、ネジ専用置き場を作って数を一目でわかるように見える化するなどができます。

作業手順書を毎回確認しながら作業できないこともあるので、作業場をあらかじめ整備しておくと手順書を見なくてもスムーズな作業に繋がります。

ここまでのステップ通りにおこなえば、作業手順書が一通り完成します。続いてはさらに分かりやすい作業手順書を作るために、おさえておきたいポイントを見ていきましょう。

わかりやすい作業手順書を作る3つのポイント

誰でもわかりやすい手順書にするための3つのポイントを紹介します。

1. 誰でもわかる言葉や表現を使う
2. 写真を使いわかりやすくする
3. 「5W1H」を明確化させる

ポイント1.誰でもわかる言葉や表現を使う

作業手順書は、誰が見てもわかる必要があるので難しい言葉は避け、簡単な言葉を使用しましょう。業務経験が長い人ほど専門用語に馴染んでいるので、難しい言葉を使いがちになります。専門用語が出てくる場合は、注釈を入れて誰でも理解できるようにしましょう。

ポイント2.写真を使いわかりやすくする

文章のみで作業手順書を作成すると、説明が分かりにくかったり理解するまでに時間がかかったりします。しかし、写真を使うなど視覚的に分かりやすくすることで内容の理解度が上がります。例えば、動作に関わる画像を挿入する、細かな作業が必要な場合は動画にすると分かりやすいです。

ポイント3.「5W1H」を明確化させる

作業手順書を作成するときに5W1H「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」を意識することで具体性が出て、初めて業務する人にもわかりやすくなります。

5W1Hがひとつでも抜けていると、「何をすればいいか分からない」などの事態が起こり得ます。そうなると作業手順書を作っても活用するのが難しくなるので、5W1Hが含まれているか意識して作成しましょう。

これまで作業手順書の作り方、分かりやすく作成するコツを説明してきました。作業手順書と聞くと紙をイメージするかもしれませんが、動画で作成する方がおすすめです。なぜ動画がおすすめなのでしょうか。

作業手順書を作るなら動画がおすすめ

作業手順書を動画で作成すると、実際の作業映像をもとに手順を作成できます。例えば「加工面が荒くならない適度なスピード」と手順書に示した際、写真や文字だけでスピード感を表すことはできません。

動画であれば実際の映像から細かい動作まで伝えることができ、視聴者が作業する場面を具体的にイメージできるのです。また、習得するまで繰り返し学べるため、現場全体の作業品質も向上します。

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まとめ：作業手順書を現場で活用しよう

作業手順書を活用すると誰でも同じ方法で作業できるので、同じ品質の物ができあがります。本記事で紹介した作業手順書の作り方・分かりやすい作業手順書の3つのポイントを参考にして作成してみてください。

また、紙の作業手順書だと細かい作業まで伝わりにくいのも事実です。そこで動画で作業手順書を作成し活用することで、細かいところまで伝わる作業手順書ができます。

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