新人教育マニュアルの作り方ガイド！OJTにも効果的な教育方法とは

• 動画作成
• #動画マニュアル
• #動画作成アプリ

会社に入ったばかりの新人にとっては、会社のルールや仕事内容など分からないことだらけです。新人が1日でも早く会社の戦力になるには、マニュアルを用いた効率的な新人教育が欠かせません。

しかし、「会社に新人教育マニュアルがない」「マニュアルを作ろうにも何を書けば良いか分からない」という会社もあるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、新人教育マニュアルに書くべき内容やマニュアル作りに失敗しないためのコツなどをまとめました。ぜひご参考になれば幸いです。

新人教育マニュアルがないとどうなる？必要性を解説

そもそもなぜ新人教育のためにマニュアルが必要なのでしょうか。新人教育マニュアルがないと、以下のような影響が起こり得ます。

• 効率的な教育ができず新人の成長を遅らせてしまう
• 教育担当者の負担が大きくなってしまう

ここでは新人教育マニュアルの必要性・重要性を見ていきましょう。

効率的な教育ができず新人の成長を遅らせてしまう

まず考えられるのは、新人に効率的な教育ができなくなることです。新人に教えるべきことをあらかじめ整理しておけば、会社の基礎知識や業務内容を順を追って教育できます。

マニュアルがなく手あたり次第に業務を教えると、新人は混乱しやすいもの。また、入社すぐに覚えていてもおかしくない基礎知識を、半年たっても誰も教えていなかったという事態も起きるかもしれません。

新人教育マニュアルがあることで、人によって教える内容がバラバラにならず、均一化した新人教育がしやすくなります。

教育担当者の負担が大きくなってしまう

マニュアルがないと直接教えなければならないことが増え、教育担当者の負担が大きくなりやすいです。教育担当者は新人教育だけが仕事ではないため、通常業務に支障をきたすことも考えられます。

新人に共通して教える内容をマニュアルにまとめておけば、教育担当者が毎回同じ説明をする手間がかかりません。例えば一般的なビジネスマナーや企業理念など、自主学習できる内容はマニュアルから学んでもらうことで教育時間を短縮できます。

1から10まで付きっきりで教えるのは大変なので、マニュアルを用いた効率的な新人教育が大切です。

それでは、効率的な新人教育のためにマニュアルにはどのような内容を書くべきでしょうか。

新人教育マニュアルに含めるべき内容は大きく5つ

新人教育マニュアルに含めるべき要素は大きく5つあります。

• 社会人に求められる「ビジネスマナー」
• 会社の一員として知っておくべき「企業理念」
• 会社独自に定められた「社内ルール」
• 社内で利用している「ツール・ソフトの使い方」
• 業務の全体像を把握する「仕事内容」

それぞれの内容についてお伝えしていきます。

内容1.社会人に求められる「ビジネスマナー」

まずは、社会人として知っておきたい一般的なビジネスマナーを記載します。例えば以下のような項目です。

• あいさつ
• 身だしなみ
• 言葉遣い
• 電話応対

中途入社の新人の場合は、すでにビジネスマナーを身につけている可能性もあります。しかし「この会社では常識でも他の会社では違う」ということはよくあります。

そのため、特に社風が反映されているビジネスマナーなどは、マニュアルに記載しておきましょう。

内容2.会社の一員として知っておくべき「企業理念」

企業理念や行動指針など、会社のビジョンをマニュアルに記載することも大切です。通常業務に直接関係していなくても、会社の一員として知っておくべき内容といえます。

会社がどのようなビジョンを目指しているのか、そのために社員にどのような働きが求められているのかなど会社への理解を深められます。

内容3.会社独自に定められた「社内ルール」

社員として共通認識をもっておきたい社内ルールを記載しましょう。社内ルールは幅広い内容があり、例えば以下のような項目があります。

• 福利厚生
• 評価制度
• 備品、経費の取り扱い
• 社内言語、コミュニケーションルール

滅多に使わない社内ルールはしばらくすると忘れてしまう可能性があるため、マニュアルでいつでも確認できると安心です。

内容4.社内で利用している「ツール・ソフトの使い方」

社内で利用する勤怠管理システムやチャットツールなど、パソコン関連の基本的な使い方もマニュアルに記載します。

よく使うWord・Excelのフォルダ格納場所や、命名ルール（ファイル名の決まり）なども記載するのがおすすめです。フォルダの場所が行方不明になる、ファイル名が異なるため検索しても出てこない、など小さなことがストレスになります。

ツール・ソフトの使い方はインターネットで検索できる場合もあれば、会社独自の使い方のため検索できないこともあります。そのため、マニュアルに記載しておくことが大切なのです。

内容5.業務の全体像を把握する「仕事内容」

新人の配属部署が担っている業務や、担当してもらう業務内容をマニュアルで伝えます。

細かな業務手順や具体的な仕事内容を書くと、マニュアルが膨大な量になることもあります。その場合は、新人教育マニュアルとはまた別のマニュアルや手順書にまとめるのもおすすめです。

また、仕事の全体像を知ってもらうために、各部署が担当している業務や部署同士の関係性なども記載することが大切です。全体像を把握することで、自分がおこなう業務の目的や影響範囲を理解しやすくなります。

続いては、このような内容を実際どのようにまとめていくのか、新人教育マニュアルの作り方をお伝えします。

新人教育マニュアルの作り方3ステップ

新人教育マニュアルは以下の3ステップで作成します。

1. 新人教育マニュアルに書く情報を整理する
2. テンプレートなどを利用しマニュアルの内容を埋める
3. 他の人にマニュアルを精査してもらう

それぞれの工程について見ていきましょう。

ステップ1.新人教育マニュアルに書く情報を整理する

すでにお伝えしたように、新人教育マニュアルに含めるべき内容は大きく5つあります。

• 社会人に求められる「ビジネスマナー」
• 会社の一員として知っておくべき「企業理念」
• 会社独自に定められた「社内ルール」
• 社内で利用している「ツール・ソフトの使い方」
• 業務の全体像を把握する「仕事内容」

まずはそれぞれの情報を集め、構成を決めていきましょう。

ビジネスマナーの「身だしなみ」を例にすると、髪の色・アクセサリーの可否・ネームバッジの位置など、どこまでの情報を記載すべきか考えます。内容はチェックリストやマインドマップに書き出すと整理しやすくなります。

いきなり文章にまとめはじめると、情報の抜け・モレが発生しやすいです。そうなると後から追記や修正が必要になり効率的ではないため、まずは情報整理から始めましょう。

ステップ2.テンプレートなどを利用しマニュアルの内容を埋める

情報が整理できたら、マニュアルの形式にまとめていきます。テンプレートを利用すると、内容を埋めていくだけでマニュアルが完成するため便利です。

マニュアルのテンプレートは、インターネット上で無料ダウンロードできるものがあります。または、使いやすいようアレンジしたテンプレートを作成し、今後のマニュアル作りに活用していくのも手です。

ステップ3.他の人にマニュアルを精査してもらう

マニュアル作成は担当者1人で完結させず、上司や同僚など他の人にも内容を精査してもらいましょう。他の人の視点も加わることで、作成担当者だけでは気付けなかった間違いや、不足している情報を補える場合があります。

ただし、最後まで完成させてから精査すると大幅な修正が入るかもしれません。マニュアルの大枠を決めた段階で中間チェックすると、大きな修正を避け軌道修正がしやすくなります。

また、マニュアルは実際に新人に使ってもらいながら、常に改善することでクオリティが上がります。分かりにくい点や抜けている情報がないか、新人からフィードバックをもらうようにしましょう。

ここまで基本的な作り方をご紹介しました。続いては新人教育マニュアルの精度を高めるために、作成中に意識したいコツもお伝えします。

新人教育マニュアル作りに失敗しないためのコツ

新人教育マニュアルは、以下の点を意識して作りましょう。

• 未経験者でも理解できる内容にまとめる
• マニュアルは視覚的に分かりやすくする
• 実践的な業務はOJTを実施する

これらのコツを意識することで、「マニュアルが分かりにくい」「実践で役立たない」といった失敗を避けやすくなります。

未経験者でも理解できる内容にまとめる

ひとつ目のコツは、誰が読んでも分かりやすいように、未経験者でも理解できる内容にまとめることです。

特に、製造業など技術的な内容を多く含むマニュアルは、経験・知識ありきの内容が書かれていることがあります。未経験者の理解を促すには、「専門用語を使わない（または注釈を入れる）」「手順を省略しない」といった工夫が必要です。

新人の知識レベルや保有スキルを想定したうえで作成すると、どこまでどのように記載すれば良いかイメージしやすくなります。

マニュアルは視覚的に分かりやすくする

新人教育マニュアルは文字だけでなく、イラストや画像など視覚的に分かりやすい情報を入れましょう。文字だけの説明よりも具体的なイメージが湧き、理解しやすくなります。

また、紙のマニュアルの場合イラストや画像といった静的な情報しか伝えられませんが、動画で動きのある情報を伝えるのもおすすめです。動画を活用したマニュアルであれば、実際の映像を見せながら説明できます。

例えば、パソコン上の操作を紙マニュアルにすると、操作と操作の間のスクリーンショットが抜けるなど分かりにくくなることもあります。しかし実際に操作している映像を見せれば、情報の抜け・モレなく伝えることが可能です。

とはいえ、動画マニュアルを作ろうにも何から始めれば良いか分からないこともあると思います。そこで、動画マニュアルについて詳しくまとめた記事を以下にご用意しました。

＞＞動画マニュアルとは？メリット・事例・作り方を完全ガイド

実践的な業務はOJTを実施する

実際に取り組みながら覚えた方が良い業務は、マニュアルによる説明だけでなくOJTも実施しましょう。OJTを一度おこなっただけで習得できることは少ないため、繰り返し復習できる仕組みを作っておくことも大切です。

繰り返し復習できる仕組みとして、OJTの学習内容を動画にすることがおすすめです。動画でOJTの内容を振り返ることで、学んだことや実際に取り組んだ記憶を鮮明に思い出しやすくなります。

動画作成ツールの中には、動画の内容をそのまま紙媒体に出力できるものもあります。つまり動画マニュアルを作ると同時に紙マニュアルも作れるため、新人教育の資料準備が格段に楽になります。

動画・紙の両方を同時に作れる動画作成ツール「Photron-Mobile Video Creator（MVC、フォトロンモバイルビデオクリエイター）」は、初めての動画作成でも扱いやすい機能性です。今なら1ヶ月の無料トライアルも実施しています。

まとめ：マニュアル作成で効果的な新人教育を

この記事では、新人教育マニュアルを作るにあたって知っておきたい知識を紹介しました。

マニュアルがないと効率的な新人教育ができず、教育担当者の負担が増えることにも繋がります。社内ルールやビジネスマナーなど新人に共通して教える内容は、あらかじめマニュアルにまとめておくと自主学習を促せます。

マニュアルは新人が見ても理解できるよう、視覚的に分かりやすく作ることが大切です。その点、動画を活用したマニュアルなら文章や静止画だけより分かりやすくおすすめです。

新型コロナウイルス拡大以降、集合研修をオンライン研修に置き換えるなど従来の新人教育のやり方を見直し、動画による教育に力を入れる企業も増えています。

Photron-Mobile Video Creator（MVC、フォトロンモバイルビデオクリエイター）なら動画・紙両方のマニュアルを同時に準備できるため、よければ無料トライアルをご覧ください。