業務マニュアルとは?メリットやデメリット、作成手順までわかりやすく解説

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2022.06.02

業務を社員全体に周知するために、業務マニュアルの活用を検討されている企業も多いのではないでしょうか。

この記事では、業務マニュアルを作成するメリットやデメリット、具体的な作成手順やポイントなどについて紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
また、業務マニュアルを動画で作成する際、誰でも簡単に本格的な動画が作成できるPhotron-Mobile Video Creatorも併せて紹介します。

業務マニュアルの作成を検討されている方は、ぜひ最後までお読みください。

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目次

業務マニュアルを作成する3つのメリット

  1. 1.人材育成の時間を短縮できる
  2. 2.業務品質を維持・向上できる
  3. 3.属人化を解消できる

業務マニュアルを作成する2つのデメリット

  1. 1.自発的に動けなくなる
  2. 2.マニュアル作成に時間がかかる

業務マニュアル作成手順5つのポイント

  1. 1.マニュアル化する業務内容を決める
  2. 2.スケジュールを決定する
  3. 3.業務内容を整理する
  4. 4.マニュアルを作成する
  5. 5.マニュアルを運用・改善する

わかりやすい業務マニュアルを作成するポイント

  1. 1.5W1Hを意識する
  2. 2.写真や動画を入れてわかりやすくする

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まとめ:動画マニュアルで業務を効率化させよう!



業務マニュアルを作成する3つのメリット

業務マニュアルとは、業務の標準化を目指して策定される手順書や業務フローのことです。一般的には、業務マニュアルを作成し社内で共有することで、以下のようなメリットがあります。

  • 人材育成の時間を短縮できる
  • 業務品質を維持・向上できる
  • 属人化を解消できる

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.人材育成の時間を短縮できる

新入社員が何もわからない状態から仕事を始める場合、先輩社員からは口頭で業務内容を説明されることがほとんどです。しかし、業務の全体像を付きっきりで説明するのは、とても時間がかかってしまいます。

業務マニュアルがあることで、業務の全体像を目に見える形で把握でき、繰り返し見直すことで理解がしやすくなります。

マニュアルを活用して業務に関する理解を早めることで、先輩社員の負担を減らしつつ、早期に人材育成することが可能です。

2.業務品質を維持・向上できる

基礎的な業務内容を言語化することで、業務の進め方や作業手順を明確にすることができます。その結果、どの社員が担当しても業務が標準化されるので品質を維持できるようになるでしょう。

さらに、社員それぞれが直面した、事案や気づきをマニュアルに追加・修正していくことで、業務品質の改善も目指せます。また、マニュアルがあることで、トラブルになったときの対処や改善がしやすいのもメリットの一つです。

3.属人化を解消できる

業務マニュアルがあると、スキルが豊富な熟練者のノウハウも共有できます。熟練者が突然の退職や病気で現場にいないとき、誰も穴を埋められないなどというリスクを減らすことができるでしょう。

業務の属人化(ブラックボックス化)を解消すると、担当者が変わっても業務の質を維持でき、結果として顧客満足度にも繋がるでしょう。

業務マニュアルを作成する2つのデメリット

業務マニュアルの作成には、デメリットもあります。

  • 自発的に動けなくなる
  • マニュアル作成に時間を取られる

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.自発的に動けなくなる

まず、マニュアルに記載されていないことはしないという人が出てくるデメリットが考えられます。つまり、業務をより良くするための思考ができなくなり、自発的に動けなくなるという意味です。

そのような人を減らすためには、手順だけではなく、概要・背景・理由などを説明すると良いでしょう。その業務の背景まで知ることで、業務全体のプロセスや影響範囲について配慮しながら行動を取るように促します。

また、マニュアルに追加・修正したほうがいい項目があれば、伝えられる社内風土にしておくといった対策を準備しておくと良いでしょう。

2.マニュアル作成に時間がかかる

マニュアル作成には、業務の洗い出し、内容の整理、構成の作成、原稿や動画の作成などの工程が必要になるため、ある程度時間がかかります。

他の業務と並行して作成する場合、担当者の業務負担が大きくなってしまうため、業務量やスケジュールを調整するなど、担当者に負担がかかりすぎない体制を整えることが大切です。

業務マニュアル作成手順5つのポイント

それでは、実際にどのように業務マニュアルを作成したらいいのでしょうか。業務マニュアルを作成する手順をご紹介します。

  1. マニュアル化する業務内容を決める
  2. スケジュールを決定する
  3. 業務内容を整理する
  4. マニュアルを作成する
  5. マニュアルを運用・改善する

1.マニュアル化する業務内容を決める

まず、マニュアル化する業務内容を絞り込み、決定します。広い業務範囲を全てマニュアル化するとなると膨大な時間とコストがかかり、担当者が対応できなくなる可能性があります。

そのため、小さな業務内容をマニュアルにすることから始めましょう。

例えば、製造業のマニュアルであれば一連の業務の流れのうち、まずは機械の操作方法の一部など、すぐにマニュアル化できそうな作業から手をつけて、マニュアル作成の要領を把握するのがおすすめです。

2.スケジュールを決定する

いつまでに、どのくらいの時間をかけて作成するかといった計画がなければ、ほかの業務に追われてマニュアル作成が進まなくなってしまうこともあります。

スケジュールを決めるときは、必要な工数や人員も見積もっておくといいでしょう。

3.業務内容を整理する

整理する項目としては、以下が挙げられます。

  • 作業の流れ
  • 作業のコツ
  • 実際の作業で準備するもの
  • 注意事項

整理をする際には、作業に漏れがないように注意しましょう。マニュアルは作業の全てを網羅したものですので、作業者はそれを読めば内容が全て正しいと思うでしょう。つまり、この段階で作業漏れがあると、会社が損害を被る可能性もあり、顧客の信頼を失うことにもなりかねません。

トラブルを防止するために、「社員へのヒアリング」「現場での作業観察」「徹底した業務の洗い出しと整理」が必要です。

4.マニュアルを作成する

マニュアルを作成する際は、以下の手順でおこないます。

  • マニュアルの構成を考える
  • マニュアルの中身を作成する

順番に解説します。

4-1.マニュアルの構成を考える

まずは、マニュアルの構成を考えます。
どのような目次なら、利用者は必要な情報にたどり着けるかという視点からアプローチしていきます。わからないときは目次を調べて内容を見るので、時間をかけて丁寧に検討し、誰が見てもわかる目次を作成しましょう。

4-2.マニュアルの中身を作成する

目次が決まったら中身を作成します。
まずは、作業の内容や流れ、確認事項などを明確にし、作業手順を正確にまとめます。

手順をまとめたら、次は、手順を記載するだけでは補いきれない、ヒューマンエラーを防止するための工夫をします。例えば、ミスに繋がりやすい箇所はチェックリストを追加するなどの対策をすると良いでしょう。以前ミスをしてしまった業務に一言コメントをつけておくことは注意喚起にもなり、共有することで事前に同じミスを防げます。

こうした対策は、作業ミスや見落としの防止に役立ち、中期的なコスト削減につながるので積極的に取り入れるようにしましょう。

5.マニュアルを運用・改善する

実際に運用してみて気付く箇所もあるかもしれないので、本導入する前に仮運用します。仮運用で問題や修正箇所があれば、すぐに改善するようにしましょう。

最初から完璧な業務マニュアルを作成するのではなく、例えば作業手順を中心に解説した7割ほどで仮運用してみて、現場責任者や管理者からのフィードバックを聞きながら手順の修正や、注意事項の追加などをしていきます。

わかりやすい業務マニュアルを作成するポイント

わかりやすい業務マニュアルを作成するためのポイントをご紹介します。

  1. 5W1Hを意識する
  2. 写真や動画を入れてわかりやすくする

1.5W1Hを意識する

5W1Hとは、Who/When/Where/What/Why/Howをまとめた略語で、「誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どのように」といった意味です。
業務マニュアルの作成時には、5W1Hを意識することで伝える内容を簡潔にまとめます。
以下のポイントを意識するようにしましょう。

  1. マニュアルを誰が使うか
  2. いつ・どこで・何に対して適用するか
  3. なぜ作成するか
  4. どのように運用するか

2.写真や動画を入れてわかりやすくする

文章だけの業務マニュアルは読みにくく理解するまでに時間がかかってしまうので、適度な写真や動画を入れましょう。

動画を入れることで、文字では伝わらない細かな動作まで確認できます。また、フォントや色を変えることで強調でき、伝えたい箇所がわかりやすくなります。フローチャートや図解などを入れるのも作業をイメージしやすくなるのでおすすめです。

業務マニュアルを作成するなら動画がおすすめ!

業務マニュアルは、動画で作成することで細かい動作まで確認できるようになります。視聴者が作業する場面をイメージできるので、業務を早く習得することができるでしょう。

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まとめ:動画マニュアルで業務を効率化させよう!

業務マニュアルは、業務内容への理解を深め、作業の標準化、属人化の解消などに役立ちます。マニュアルをしっかり作ることで、品質の維持や顧客の満足度につながるでしょう。
作業の細かい部分まで伝わりやすくするには、マニュアルを動画で作成することもおすすめです。

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