マニュアル作成における課題を解決

マニュアル作成における課題を解決
CATEGORY
動画作成
KEYWORD
動画マニュアル

2018.09.26

業務引継ぎ・技能伝承・操作説明など様々なシーンで活用されている“マニュアル”
作成における課題と解決方法を紹介します。

マニュアルの必要性

なぜマニュアルは必要なのでしょうか?
日々の業務をミスなく効率的に遂行するため、〇〇さんしか作業内容を知らない・・・といった作業の属人化を防ぐため、ベテラン社員の技術を伝承するため、作業の質や量を一定の基準に保つためなど、様々な目的でマニュアルの整備は、企業にとって必要不可欠なものとなっています。マニュアルが整備されていることで、経験がなくても作業の全体像を把握でき、効率的で高い品質の業務遂行方法を社員全員が共有することができます。マニュアルは会社の規模や業務内容の複雑さにかかわらず必要になるものです。

このようにマニュアル整備の重要性/必要性が高まる一方で、マニュアル作成の担当者は、ほとんどの場合、専任ではなく、通常業務をおこないながらマニュアル作成に取り組まなければならないという現実があります。

マニュアル作成における課題

マニュアル作成における課題

マニュアル作成を経験したことのある方は誰でも一度は、『マニュアル作成って面倒くさい!!』と思ったことがあるのではないでしょうか。たとえば、文章だけではイメージが伝わりづらい作業内容を画像付きで解説(マニュアル作成)する場合の手順を想像してみてください。

まず、作業のポイントとなる個所をカメラで撮影し、その撮影データをカメラからPCにコピーします。次にどの撮影データ(画像)を使うかをひとつひとつチェックし、使用する画像を決定します。その後、「Word」や「Excel」に画像を貼り付け、サイズを調整したり、丸印や矢印、コメントなどを入れてレイアウトを整える・・・といった作業をおこなわなければなりません。
そして、このように苦労してイメージしやすいマニュアルを作成しても、丁寧に解説すればするほど分厚くなり、分厚くなればなるほど、不思議と読みたくなくなってくる…。

このほかにもマニュアル作成における課題は多くあります。マニュアルを作成する側、利用する側(読者)ごとの代表的な課題を抽出すると以下のようになります。

マニュアルを作成する側の課題(面倒くさい点)

  • カメラで撮影したデータ(画像)をPCにコピーすること
  • WordやExcelなどに画像を貼り付け、画像サイズや間隔などを整えること
  • 丸印や矢印、コメントや注釈を入れ、全体のレイアウトを整えること
  • 多言語対応のマニュアルを作成するにはコストや時間がかかること

マニュアルを利用する側の課題

  • 画像付きの解説であっても作業内容が直感的にイメージしづらい場合がある
  • 分厚いマニュアルだと読む気がしない、読むのに時間がかかる
  • ペーパーレスの時代に紙・・・

動画によるマニュアル作成

前項であげたような課題を解決するひとつの方法として、近年「動画マニュアル」を作成する企業が増えてきています。動画マニュアルのメリットは、下記のようなものがあげられます。

動画マニュアルの主なメリット

  • 重要なポイントを短時間で視覚的に理解できる
    紙ベースのマニュアルでは、「長めに〇〇を押す」「しばらく待つ」のような曖昧な表現は、読み手によって受け取り方に違いが出てしまうが、動画で視覚的に細かいニュアンスも伝えられる。
  • 学習効果が高い
    分厚いマニュアルを持ち歩く必要がないため、時間や場所を選ばず視聴できる。分からない箇所を繰り返し視聴することで短時間で学習効果を高められる。
  • 比較的簡単に多言語対応が可能
    動画の圧倒的な情報量で解説文章を少なめにすることができるので、必要最低限の単語を英語やスペイン語などに翻訳すれば多言語対応の動画マニュアル作成も可能。

動画マニュアル作成における手間(面倒くさい点)はどうでしょうか。
たとえば、ホームビデオのようなもので動画を撮影し、PCにコピーして専用の編集ソフトウェアで動画を編集する…となると、紙のマニュアルを作成するよりも手間がかかり、課題の解決にはつながりません。

そこでフォトロンは、スマホやタブレット端末に搭載されている高性能なカメラで動画を撮影し、撮影した写真や動画をそのままアプリでつなぎ合わせて、字幕、矢印やマーク、ナレーションを追加し、ビデオマニュアルを作成する方法を提案します。

動画マニュアル作成アプリ「Photron-Mobile Video Creator」の使い方

この動画マニュアル作成アプリ「Photron-Mobile Video Creator」を使えば、カメラからPCに画像やビデオをコピーする必要がなくなり、「Word」や「Excel」を使わずに、写真やビデオの上に字幕や丸印・矢印などを直接入れてマニュアルを作成できます。そして、紙のマニュアルには出来ない ” 音声(ナレーション) ” をいれることで、表現の幅がグンと広がり、若年層や外国人労働者にも理解しやすい、受け入れやすくなります。

動画マニュアル作成アプリ「Photron-Mobile Video Creator」を使ってみたい、興味を持った方は、ぜひお気軽にフォトロンまでお問い合わせください。

お問い合わせ窓口

映像システム事業本部

電話
03-3518-6273
FAX
03-3518-6279
メール

ソリューションのトップへ戻る